La conférence de presse constitue un temps fort dans le quotidien d’un-e attaché-de presse. Chez Initiale, nous organisons régulièrement ces grands rendez-vous. La dernière en date ? Une conférence organisée début février pour notre client la Fondation pour l’Enfance, qui lutte contre les violences faites aux enfants.
Retour sur ce cas d’école à travers une session de questions/réponses.
À quel moment organiser une conférence de presse ?
Évènement médiatique par excellence, une conférence de presse demande un temps de préparation et une stratégie sur-mesure pour en démultiplier les effets. Encore faut-il savoir s’il est légitime ou non de prendre la parole. Car comme nous le répétons souvent à nos clients : on ne convoque pas la presse quand on n'a rien à dire !
Le conseil d’une agence RP est décisif pour mesurer l’opportunité d’organiser ce rendez-vous. Nous préconisons toujours de partir du contenu pour prendre cette décision. Celui-ci doit être exclusif, détaillé, et - aussi souvent que possible – lié à l’actualité.
Le lancement d’un service ou produit (pour une entreprise), l’annonce d’un programme ou d’une série de mesures (parti politique, gouvernement, collectivité) peuvent par exemple justifier la tenue d’une conférence de presse.
Dans le cadre de notre dernière conférence de presse, c’est la publication des résultats d’une enquête IFOP x la Fondation pour l’Enfance qui a motivé son organisation. L’objet de l’étude : la perception de l’impact des usages numériques sur le développement des jeunes enfants. Nous avons choisi de positionner cette rencontre quelques jours avant la Journée mondiale sans téléphone portable (le 6 février) pour proposer aux journalistes un sujet anglé, dans un contexte propice.
Qui inviter ?
La constitution du listing presse est une étape très importante que nous soignons à l’agence. 3 principes à garder en tête :
- Une conférence de presse est exclusivement dédiée aux journalistes – halte aux invités de complaisance !
- Ce temps fort permet de réunir les journalistes de différentes familles de médias. Pour notre événement axé numérique et parentalité, nous avions ainsi convié la presse spécialisée famille, la presse professionnelle petite enfance, la presse féminine, ainsi que les journalistes des rubriques « société » et « santé » de la presse nationale.
- Nul doute que 10% des journalistes qui confirment leur présence ne viennent pas. Cela fait partie du jeu ! Mieux vaut anticiper cette déperdition en proposant, dès la fin de l’événement, des interviews et entretiens avec celles et ceux qui n’ont pas pu venir.
Dans quel lieu ?
Un espace qui entre en résonnance avec le sujet de la conférence de presse. Dans notre exemple, nous avons accueilli les journalistes au Lab 114, un coworking parisien à la pointe de la technologie qui appartient à Orange. Partenaire de la Fondation pour l’Enfance, l’entreprise est en effet particulièrement concernée par la problématique des usages numériques à la maison.
Quel déroulé ?
Après avoir accueilli les journalistes, introduit les lieux et le programme : la conférence peut commencer. Les porte-paroles présentent alors le sujet, toujours avec une exclusivité, une nouveauté, une problématique actuelle à laquelle ils proposent de répondre. Les journalistes prennent des notes, enregistrent et posent bien entendu leurs questions en toute liberté.
Il est ensuite possible d’enrichir une conférence de presse avec un échange d’experts ou un partage de témoignages. Par exemple, la Fondation pour l’Enfance a programmé en suivant deux tables rondes (modérées par une journaliste que nous avions identifiée) avec des intervenants de haut vol : ancien Secrétaire d’État, sociologue, responsable associatif, etc.
Les journalistes choisissent d’assister ou non à la suite de l’événement pour approfondir le sujet. Contrairement à la conférence de presse, ce deuxième temps est ouvert à l’écosystème de l’organisation. Il permet de consacrer une demi-journée à la thématique portée par le client, d’alimenter la réflexion et d’offrir un espace de débats.
Parlons calendrier !
Une conférence de presse ne s’improvise pas et nécessite un suivi de proximité. Nous construisons avec le client un rétroplanning précis :
- M – 1 : Nous rédigeons l’invitation presse que nous envoyons aux médias dans la foulée. Les mails sont toujours personnalisés !
- S – 3 : Début des relances mail et téléphoniques. Objectif : s’assurer de la bonne réception de l’invitation, nouer des premiers contacts, convaincre les journalistes de venir ou apporter davantage de précisions quant au contenu qui sera dévoilé le Jour J.
- J – 15 : Nous rédigeons le communiqué de presse qui sera envoyé sitôt la conférence de presse terminée. Nous rajoutons tous les documents qui nous semblent importants (l’étude IFOP dans notre étude de cas) avant de programmer l’envoi presse.
- J – 7 : Nous consolidons un premier listing des présents.
- Le Jour J : Dès potron-minet, nous sommes sur place avant l’arrivée des journalistes.
- Nous préparons les lieux, échangeons avec notre client sur la venue des journalistes et accueillons tout le monde en temps et en heure.
- Durant la conférence de presse, nous réalisons un live-tweet, prenons quelques clichés, passons le micro pendant le jeu de questions/réponses, et organisons les interviews en marge de la prise de parole.
- Fin de la conférence de presse : l’heure est au debrief. C’est un temps précieux où nous échangeons nos ressentis sur l’ambiance, les questions posées, l’intérêt porté au sujet, etc.
- Nous offrons la primeur de l’information aux journalistes présents en leur envoyant le communiqué. Puis nous réalisons une seconde salve d’envoi quelques heures plus tard, à l’ensemble de notre fichier presse.
- J + 1 : Le dernier temps est le plus agréable : la collecte des articles et les dernières interviews à organiser !
Quelques extraits de notre revue de presse :
Le Parisien - Aujourd'hui en France ; Le Figaro ; BFM TV ; La Croix ; L'Humanité ; France Culture ; Europe 1 ; Neon ; Version Femina ; Parents ; Ouest-France ; Nice-Matin...
Et bien d'autres !